Sechs wichtige Vorteile für rechtsichere und effiziente E-Mail-Verwaltung
Exchange & Microsoft 365
Nahtlose Anbindung an Microsoft 365, Exchange und weitere E-Mail-Systeme.
Blitzschnelle Suche
E-Mails und Anhänge in Sekunden per Volltextsuche finden.
Rechtssicherheit (GoBD)
Unveränderbare Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben für geschäftliche E-Mails.
Entlastung des Mailservers
Alte E-Mails werden ausgelagert, Postfächer bleiben schlank und schnell.
Schutz vor Löschung
Schutz vor versehentlicher oder absichtlicher Löschung durch Mitarbeiter.
Datenschutz & DSGVO
Löschfristen, Rollen und Zugriffskonzepte unterstützen den Datenschutz.
Warum Archivierung wichtig ist
Schützen Sie Ihr Unternehmen vor teuren Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.
Der Gesetzgeber verlangt, dass geschäftliche E-Mails originaltreu, fälschungssicher und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden. Eine reine Datensicherung reicht dafür nicht aus.
Backup ist keine Archivierung.
Schutz bei GoBD- und Finanzamt-Prüfungen
Schutz vor Datenverlust bei Mitarbeiterwechsel
Rechtssichere Entlastung der eigenen IT-Infrastruktur
Ich prüfe Ihre aktuelle E-Mail-Infrastruktur und Ihre Anforderungen.
Einrichtung
Die Archivierungslösung wird angebunden, ohne Ihren täglichen Mailverkehr zu stören.
Altdaten-Import
Auf Wunsch übernehme ich bestehende E-Mail-Bestände in das neue Archiv.
Laufender Betrieb
Die Archivierung läuft automatisch im Hintergrund ‒ inklusive Überwachung.
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Nein. Ein Backup dient in erster Linie der Wiederherstellung nach Ausfällen oder Datenverlust. Eine E-Mail-Archivierung bewahrt geschäftliche E-Mails dagegen nachvollziehbar, unveränderbar und langfristig auf. Backup und Archivierung erfüllen daher unterschiedliche Aufgaben.
Die eingesetzte Archivierungslösung unterstützt eine GoBD-konforme und datenschutzgerechte E-Mail-Archivierung. Funktionen wie unveränderbare Speicherung, Protokollierung, Rollen- und Rechtekonzepte sowie definierbare Aufbewahrungs- und Löschfristen unterstützen die organisatorische Umsetzung beim Unternehmen.
Ja. Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online lässt sich vollautomatisch anbinden. Je nach vorhandener Umgebung können auch Exchange On-Premises, IMAP-Systeme und weitere E-Mail-Systeme integriert werden.
Grundsätzlich können ein- und ausgehende geschäftsrelevante E-Mails einschließlich ihrer Anhänge archiviert werden. Welche Postfächer und Nachrichten tatsächlich erfasst werden, wird passend zur vorhandenen Umgebung und den organisatorischen Anforderungen festgelegt.
Über die Volltextsuche lassen sich archivierte E-Mails und viele Anhänge innerhalb weniger Sekunden durchsuchen. Die Suche kann beispielsweise nach Absender, Empfänger, Zeitraum, Betreff oder Inhalt eingegrenzt werden.
Normale Benutzer können die revisionssicher archivierten E-Mails nicht einfach aus dem Archiv entfernen oder verändern. Zugriffs- und Löschrechte werden über ein Rollen- und Berechtigungskonzept gesteuert.
Bereits archivierte E-Mails bleiben entsprechend der festgelegten Aufbewahrungsregeln erhalten. Dadurch können wichtige geschäftliche Informationen auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters weiterhin nachvollzogen werden.
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Unternehmens. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden im Rahmen der Einrichtung passend festgelegt.
Je nach gewählter Archivierungslösung erfolgt die Speicherung in dafür vorgesehenen Rechenzentren. Für die von Login IT Service angebotene Cloud-Archivierung wird auf einen datenschutzkonformen Betrieb und die vereinbarten Anforderungen an den Datenstandort geachtet.
Ja. Berechtigte Benutzer können archivierte E-Mails bei Bedarf suchen, anzeigen und je nach Berechtigung wiederherstellen oder exportieren. Das ist beispielsweise bei Prüfungen, Mitarbeiterwechseln oder versehentlich gelöschten Nachrichten hilfreich.
Zunächst prüfe ich Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur und die Anforderungen. Anschließend wird die Archivierung angebunden, getestet und in Betrieb genommen. Auf Wunsch übernehme ich zusätzlich bestehende E-Mail-Bestände in das neue Archiv.
